Dans les coulisses du service Com de CEB

Tous les mois, l’APACOM vous propose de découvrir une entreprise au travers de son service communication. L’occasion parfaite pour comprendre ce qu’il se passe côté annonceur !

Ce mois-ci, nous discutons avec Emmanuelle Galon-Kaptur, Responsable Communication à CEB (Congrès et Expositions de Bordeaux). Le CEB, producteur de la Nuit des Réseaux, se décrit comme “Artisan de l’éphémère”. Il se structure autour de deux grands pôles: la production d’événements et l’accueil d’événement grand public et professionnels.

 

Quel est votre rôle et quelles sont vos missions au sein de l’entreprise ?

Notre entreprise est organisée en 2 pôles distincts. Le pôle « Accueil d’événements » qui loue nos structures ( Palais des Congrès, Parc des Expositions, Hangar 14 et Centre de Congrès Cité Mondiale) à des clients externes pour tous types d’événements, et le pôle «Production d’événements » qui est en charge de l’organisation des manifestations qui nous appartiennent.

Au sein du pôle de production, nous sommes deux Responsables Communication à nous partager les salons. Pour ma part, je suis en charge de la Foire Internationale de Bordeaux, d’Exp’hôtel et de Vinitech Sifel. Ma collègue, Astrid Zorzabalbère gérant  le Jumping International de Bordeaux, Bordeaux Vinipro, et les salons Vivons).

Les missions du Responsable Communication consistent en la définition des stratégies de communication des différentes manifestations, la coordination et l’animation d’une équipe constituée d’une dizaine d’experts métiers ( numérique, marketing direct, relations presse, animations). Astrid et moi sommes par ailleurs en charge directement de la partie édition, publicité, partenariats médias et média planning, de la mise en œuvre des animations et du pilotage des agences de communication ou studios graphiques avec lesquels nous travaillons, ainsi que de la promotion internationale. Nous sommes également en charge du découpage et du suivi budgétaire de l’ensemble des actions de communication et évidemment de la planification et de la cohérence de ces dernières.

Comment est organisé votre service communication ?

Tous les experts métiers travaillent de façon transverse sur l’ensemble des manifestations du pôle « Production d’événements ». Le directeur de salon établit une plateforme stratégique que nous traduisons en axes de communication. Une fois, ce « squelette » élaboré, nous  donnons à l’équipe les objectifs et une enveloppe budgétaire ; chacun fait alors une série de préconisations. C’est le maillage de toutes ces actions qui habillera notre squelette et lui donnera finalement vie ! Après présentation et validation de ces actions par le directeur du salon, chaque expert métier fait appel à ses prestataires et est autonome dans son fonctionnement. Nous faisons des points d’étapes réguliers tous les 15 jours de façon formelle et ré-évaluons si besoin les actions en cours de route. Nous sommes toujours en quête de renouveau et de créativité, nous nous efforçons d’être le plus souple et le plus réactif possible pour ne pas laisser passer une opportunité de communication qui verrait le jour !

Pouvez-vous nous décrire une journée type ?

La journée commence systématiquement par un café avec l’équipe communication. Ce sont des moments de convivialité importants qui contribuent à la solidité d’une équipe et c’est l’indispensable coup de fouet du matin !

L’essentiel de ma journée se passe devant mes écrans d’ordinateur, entre mails, préparation de dossiers, compte-rendus, suivi budgétaire, négociations tarifaires, validation d’outils, choix de campagnes… Nous travaillons systématiquement sur plusieurs manifestations en simultané, toujours sous forme de groupe projet. Pour que tout avance de façon fluide, cela nécessite de beaucoup échanger, je passe donc une partie importante de mon temps en réunions internes. Un déjeuner sur le pouce, quelques rendez-vous fournisseurs, et vous avez le profil d’une journée type somme toute assez classique !

Êtes-vous plutôt solo, en couple avec une agence ou « polyagences » ?

Je ne veux pas être la cliente d’une seule agence, ce n’est pas un fonctionnement sain. Je travaille donc avec plusieurs agences qui sont remises en compétition régulièrement. Nous faisons également appel pour des missions plus ponctuelles à des studios graphiques ou des créatifs en free.

Je dois reconnaître que j’apprécie énormément la relation partenariale que nous avons développé avec celles avec lesquelles je collabore.  C’est indispensable pour un annonceur de se sentir en totale confiance.  Je donne beaucoup d’éléments de contexte pour leur permettre de parfaitement s’approprier nos problématiques, j’attends en retour une implication dans le dossier aussi entière que la mienne. J’ai commencé en agence, je connais les difficultés et les joies de ce métier pour lequel j’ai beaucoup de respect, je le trouve souvent très dur et exigeant.

Un projet à nous raconter ?

Plein ! Des dizaines de projets ! Travailler en collaboration avec le chef  étoilé Philippe Etchebest pour Exp’Hôtel, développer les animations de la Foire autour d’une expo magistrale (encore confidentielle), lancer la communication de Vinitech Sifel 2016 pour surfer sur le succès de l’édition 2014 en développant la promotion à l’étranger…  plein de choses différentes, c’est la richesse de l’événementiel !

Les foires et salons sont un matériau vivant, nous travaillons sur de la rencontre, de l’échange, des interactions humaines… Il faut toujours à l’esprit de faire vivre à nos visiteurs une expérience positive et à nos exposants de créer les conditions de business optimales. Cela nécessite une forte dose d’adaptabilité et une certaine forme d’empathie et beaucoup d’humilité !

Pour vous, c’est quoi une « queue de budget » ?

C’est une notion en voie d’extinction non ?!! Ca n’existe plus ou quasiment.

Nous travaillons sur des enveloppes rationnalisées, les budgets prévisionnels sont détaillés des mois à l’avance. Si une opportunité de communication se dégage ; elle donnera lieu à un arbitrage financier et bien souvent, cette action se fera au détriment d’une autre qui sera supprimée.

 

Propos recueillis par Cyrielle Torpe

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